De Veenfabriek uit Leiden zoekt per direct een enthousiaste en ervaren officemanager voor 28 uur per week.
Over de Veenfabriek
Op de zolder van het historische Scheltema gebouw in Leiden maakt de Veenfabriek eigenzinnig en betrokken muziektheater. Nieuw geschreven en gecomponeerde interdisciplinaire voorstellingen waarin alle zintuigen worden aangesproken met taal, muziek, eten en techniek. Onder de bezielende leiding van regisseur Joeri Vos speelt het theatergezelschap vernieuwend en actueel muziektheater in theaters, concertzalen en op festivals door heel Nederland.
Het vaste team van de Veenfabriek bestaat uit een tweekoppige directie, twee marketingmedewerkers, een productieleider en een artistiek team van vijf mensen. Daarnaast werkt de Veenfabriek met diverse (soms terugkerende) freelancers. Met gemiddeld 80 jaarlijkse voorstellingen is het gezelschap door het hele land te zien en verkent het ook internationale samenwerkingen. Voor de periode 2025–2028 heeft de Veenfabriek vierjarige subsidie ontvangen van het Fonds Podiumkunsten en de Gemeente Leiden en werkt hard aan de realisatie van alle plannen.
We zijn per direct op zoek naar een enthousiaste en ervaren officemanager voor 28 uur per week.
De functie
Als officemanager ben je een belangrijke spil in de dagelijkse organisatie en het eerste aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en externe partners. Je zorgt dat de kantoororganisatie soepel verloopt, ondersteunt en adviseert de directie, houdt de administratie op orde en draagt samen met de zakelijk leider zorg voor HR-taken. Je werkt nauw samen met het vaste team en ondersteunt daarnaast de zakelijk leider bij de communicatie met het bestuur.
Het is een dynamische functie op een creatieve werkplek met verantwoordelijkheid en een vertrouwelijk karakter. Je bent een generalist die goed kan schakelen, scherp en zorgvuldig werkt en het overzicht weet te bewaren.
Wat ga je doen?
- Je bent contactpersoon voor het administratiekantoor OZCAR en voert diverse administratieve werkzaamheden uit, waaronder het verwerken en verdelen van inkomende en uitgaande facturen en het doen van bestellingen.
- Je ondersteunt bij de voorbereidingen van accountantscontroles en verzorgt het opvragen en verwerken van speelbeurten bij theaters. Deze verwerk je in de systemen van de subsidiënten.
- Je beheert de gezamenlijke agenda, houdt het digitale archief actueel en verwerkt inkomende en uitgaande mail en post.
- Je ondersteunt de zakelijk leider bij de personeelsadministratie en HR-processen.
- Je zorgt dat contactgegevens up-to-date blijven en dat dossiers actueel en compleet zijn.
- Je draagt zorg voor een goed functionerende werkruimte: bent aanspreekpunt voor de schoonmaak, beheert de kantoor- en keukenvoorraad
- Je ondersteunt het bestuur bij het plannen van vergaderingen, het verzamelen en documenteren van stukken en het opstellen van verslagen.
- Je verzorgt, waar nodig, de verslaglegging van diverse vergaderingen en werkt deze zorgvuldig uit.
Wat breng je mee?
- Je hebt minimaal mbo-4 of hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van officemanagement, secretariaat of (HR-)administratie.
- Je hebt aantoonbare ervaring in een ondersteunende functie waarin je administratieve en organisatorische taken combineerde.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en kunt goed prioriteren in een dynamische werkomgeving.
- Je communiceert duidelijk, vriendelijk en professioneel — zowel in persoon als per mail en telefoon.
- Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt.
- Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.
- Je bent servicegericht en hebt een natuurlijke drive om je collega’s te helpen en processen soepel te laten verlopen.
- Je werkt graag samen, maar kunt ook zelfstandig beslissingen nemen binnen jouw verantwoordelijkheden.
Wat biedt de Veenfabriek?
- Een bijzondere werkplek in een historisch pand midden in het culturele centrum van Leiden
- Een afwisselende en betekenisvolle functie binnen een toonaangevend muziektheatergezelschap
- Een leuke, diverse en betrokken groep collega’s zowel op kantoor als op de muziektheatervloer
- Een jaarcontract voor 28 uur per week, met mogelijkheid tot verlenging.
- Een salaris conform CAO Toneel & Dans, schaal VI (min. € 3.077 – max. € 4.767 bruto o.b.v. fulltime).
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van € 400 bruto en een pensioenregeling bij PFZW (waarbij de werkgever 70% van de premie betaalt).
- Ruimte en tijd om je werk zelf in te delen en je verder te ontwikkelen.
Interesse?
Word je enthousiast van deze baan? Stuur je motivatiebrief en CV naar info@veenfabriek.nl t.a.v. Bernadette Stokvis, zakelijk leider a.i. De uiterste reactiedatum is vrijdag 16 januari. We zien uit naar je brief!
De gesprekken vinden plaats in de week van 19 januari.
Heb je vragen naar aanleiding van deze vacature? Ook daarvoor kun je bij Bernadette terecht via info@veenfabriek.nl
De Veenfabriek wil bijdragen aan een inclusieve en meerstemmige kunstpraktijk en streeft naar een evenwichtig samengesteld personeelsbestand. Wij volgen de Codes Cultural Governance, Fair Practice en Diversiteit & Inclusie.
